Poniżej podstawowe informacje o tym czym jest faktura pro forma i jak się ją stosuje podczas importu z Chin.
Faktura pro forma co to jest?
Po pierwsze w Polsce faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Również nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty i nie jest dowodem, że transakcja się odbyła. Czym jest w takim razie? Często wysyła się ją jako ofertę. Tym samym faktura pro forma informuje i przedstawia jak będzie wyglądać rzeczywista faktura. Osoba która otrzymuje fakturę pro formę, może zobaczyć z czego się będzie składać i jakie będą koszty zawartej transakcji. W związku z tym, że nie jest to dokument księgowy, to nie powoduje obowiązku podatkowego, a tym samym nie może zostać zaksięgowana.
Co zawiera faktura pro forma?
Faktura pro forma wygląda i ma identyczny format jak klasyczna faktura VAT. W związku z tym posiada :
- Numer
- Datę
- Przedmiot transakcji
- Cena jednostkowa
- Cena za całość
- W przypadku pro formy w Polsce również cena netto, brutto i podatek VAT.
- Termin wykonania usługi lub sprzedaży
- Dane sprzedającego
- Dane kupującego
Tak na dobrą sprawę jedyne czym się różni to tytułem.
Kiedy można wystawić fakturę pro forma?
Nie ma jednoznacznych wskazań dotyczących tego, kiedy może być ona wystawiana, a kiedy nie. Nie istnieją przepisy, które regulują termin wystawienia, dlatego można ją przesłać kontrahentowi w dowolnym momencie. Taki dokument można wystawić przed otrzymaniem przedpłaty lub zaliczki, natomiast nie można go wystawić kontrahentowi po otrzymaniu zaliczki lub całości zapłaty. Wówczas przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia właściwej faktury VAT.
Faktura Pro forma, a import z Chin
Rozpoczynając import z Chin na pewno otrzymamy nie raz fakturę Proforma. Gdy jest wystawiona przez Chińskiego kontrahenta informuje nas o:
- Cenie oferowanych produktów, towarów lub usług.
- Zawiera szczegółową informację dla nabywcy o towarach i usługach.
- Daje nabywcy obraz tego, jak będzie wyglądała faktura właściwa.
Kiedy otrzymamy taką fakturę, to możemy dokładnie dowiedzieć się za co płacimy, jakie są warunki płatności i transportu. Bardzo często warunki zapłaty wynoszą 30% depozytu na rozpoczęcie produkcji, a następnie 70% przed wysyłką. Oczywiście im dłużej współpracujemy z danym podmiotem, możemy otrzymać dużo lepsze warunki. Np. 20% depozytu i 80% płatności, ale dopiero w Polskim porcie.
Pamiętaj aby zawsze w momencie kiedy towar jest wysyłany przypilnować sprzedającego, aby udostępnił nam wszystkie niezbędne dokumenty handlowe. Musimy otrzymać: Fakturę handlową, Packing List i list przewozowy (np. B/L lub AWB). Jeśli chcesz wiedzieć jakie są podstawowe dokumenty aby dokonać odprawy w Polsce – zobacz ten artykuł.
Dlaczego to takie istotne?
Ponieważ na fakturze proforma nie możemy dokonać odprawy w Polsce. Nie jest to dokument księgowy. Faktura musi spełniać konkretne wymagania aby można ją uznać za dokument księgowy. Warto z dużym wyprzedzeniem otrzymać fakturę i inne dokumenty. Następnie powinniśmy dokładnie sprawdzić, czy informacje na fakturze handlowej zgadzają się z fakturą proformą. Jeśli są jakieś rozbieżności, należy natychmiast to wyjaśnić z dostawcą i poprawić dokument.
W jakim celu wystawia się fakturę proforma?
Faktura proforma jest wystawiana w celu złożenia oferty handlowej potencjalnemu odbiorcy produktów, towarów czy usług. Jej celem może być również przyjęcie zamówienia do realizacji. Faktura proforma stanowi swego rodzaju potwierdzenie złożenia oferty, zgodnie z którym oświadcza się drugiej stronie wolę zawarcia umowy sprzedaży, która będzie udokumentowana fakturą handlową.
